Tugas blog AMIK BSI Tegal

Nama               =          Nurul Khabibah

NIM                =          12153865

Mata Kuliah    =          Perancangan Manajemen Proyek Sistem Informasi (Petemuan 5)

Tugas Rumah Pada Slide Pertemuan 5

Buatlah bagan organisasi proyek:
1. Organisasi Proyek Fungsional
2. Organisasi Proyek Murni
3. Organisasi Proyek Matriks

  
                                                                      JAWABAN

Secara umum ada beberapa dasar: dalam penyusunan struktur organisasi, antara lain:

1. Berdasar produk. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan jenis produk yang dihasilkan
2. Berdasar Lokasi. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran
3. Berdasar Proses Perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi
4. Berdasar Pelanggan Perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan 
5. Berdasar Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam organisasi seperti pemasaran, produksi, keuangan dll.

Organisasi Proyek
        Berikut diberikan tiga bentuk organisasi proyek:
1.    Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

1)    Proyek dipimpin oleh project expeditor

Gambar 1.1 Organisasi Proyek

2)    Proyek dipimpin oleh project coordinator

Gamabar 1.2 Proyek Dipimpin oleh Project Coordinator

Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:

Plus	Minus
1)     Fleksibilitas tinggi dalamstaffing 2)     Satu orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan pada beberapa proyek yang berbeda 3)     Orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group 4)     Divisi fungsional yang bersangkutan dapat dijadikan basis bagi kelangsungan teknologi 5)     Divisi fungsional memiliki jalur-jalur karir dengan keahlian tertentu	1)     Klien tidak menjadi perhatian utama 2)     Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai dengan fungsinya 3)     Kadang-kadang terjadi tidak adanya penanggungjawab khusus terhadap proyek 4)     Motivasi orang yang ditugaskan dalam proyek cenderung lemah 5)     Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek

2. Organisasi Proyek Murni
        Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

Gambar 2.1 Organisasi Proyek Murni

Plus minus organisasi proyek antara lain:

Plus

Minus

1.      Manajer proyek memiliki wewenang penuh 2.      Semua anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek 3.      Rantai komunikasi menjadi pendek 4.      Terjadi pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis secara terus menerus 5.      Kewenangan yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat 6.      Adanya kesatuan komando 7.      Simpel dan mudah dilaksanakan 8.      Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

1.      Memungkinkan terjadinya duplikasi sumberdaya 2.      Karena sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi 3.      Adanya kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan 4.      Adanya masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila proyek telah selesai 5.      Ketidakkonsistenan prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien

3. Organisasi Matrik
        Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.

Gambar 3.1 Organisasi Matrik

 Plus minus dari organisasi matrik antara lain:

Plus

Minus

1.      Proyek mendapat perhatian secukupnya 2.      Mudah mendapatkan orang yng professional karena organisasi matrik melekat pada unit fungsional organisasi induk 3.      Tidak terjadi duplikasi sumberdaya 4.      Tidak timbul masalah terkait keberlangsungan penggunaan sumbedaya bila proyek sudah selesai 5.      Dapat memberikan respon yang cept terhadap keinginan klienkonsistensi kebijakan dan prosedur terjaga karena mempunya akses perwakilan ke organisasi induk 6.      Memungkinkan adanya distribusi sumberdaya yang seimbang bila ada proyek yang bersamaan. 7.      Adanya pendekatan holisticterhadap pengejaan proyek sehingga dapat mengoptimalkan performan organisasi secara keseluruhan.

1.      Proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional cenderung akan memposisikan divisi yang bersangkutan yang memegang pengamblan keputusan. 2.      Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena adanya dua perintah dari dua manajer yakni manajer fungsional dan manajer proyek 3.      Adanya penggunaan sumberdaya yang sama untuk berbagai macam proyek dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek karena masing-masing ingin proyeknys sukses. 4.      Manajemen matrik melanggar prinsip utama dari manajemen lyakni kesatuan komando.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek
        Kriteria/ pertimbangan untuk memilih organisasi proyek a.l:

1.    Frekuensi adanya proyek baru
2.    Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3.    Ukuran proyek
4.    Kompleksitas hubungan
5.    Ketidakpastian
6.    Keunikan
7.    Pentingnya faktor biaya

Berikut diberikan resume pilihan organisasi dan kondisi yang mensyaratkan pilihan tersebut:

No	Bentuk organisasi	Kondisi
1	Organisasi proyek murni	Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
2	Organisasi matriks	Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan dan sumberdaya fungsionaldigunakan secara part-time. Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
3	Bagian organisasi fungsional	Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit risiko, kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal kritis.

Tim Proyek
        Tim  proyek sering disebut Project Office. Project office menunjukkan dua pengertian:

1)    Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul
2)    Sluruh staff pendukung manajer proyek.

1.    Manajer Proyek

1)    Peran dan tugas Manajer proyek

a)       Mengintegrasikan kegiatan

b)       Pusat komunikasi

c)       Pengadaan dana, fasilitas dan orang

d)       Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif

2)    Tanggungjawab manajer Proyek

a)       Merencanakan kegiatan

b)       Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.

c)       Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya

d)       Memonitor status proyek

e)       Mengidentifikasi maslah-masalah teknis

f)        Titik temu dari stakeholder

g)       Menyelesaikan konflik yang terjadi

h)       Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.

3)    Kompetensi dan orientasi manajer proyek

a)       Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.

b)       Keterampilan Perilaku. Keterampilan perilaku di sini seperti kemampuan menjadi pendengar yang baik, komunikator yang baik, bias membangun dan menjalin jaringan komunikasi informal, dapat membangun kepercayaan dalam tim, dan  menumbuhkan semangat tim

c)       Memiliki kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial dan operasional di sini contohnya adalah kemampuan dalam hal planning, organizing, coordinating, dancontrolling.

d)       Memiliki kompetensi teknis. Mengenai pekerjaan proyek yang ditangani.

e)       Memiliki pengetahuan penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya,cashflow, penganggaran

2.    Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim antara lain:

1)    Contract Administrator

Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.

2)    Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

3)    Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.

4)    Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam perubahan kontrak.

5)    Production Coordinator

Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.

6)    Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

7)    Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.


Sumber :

Hendra Poerwantowww.hendramo.web.id 

Tugas Blog AMIK BSI Tegal

Nama               =          Nurul Khabibah

NIM                =          12153865

Mata Kuliah    =          Perancangan Manajemen Proyek Sistem Informasi (Petemuan 3)

KETERANGAN KERANGKA KERJA/FRAME WORK

Gambar 1.1 Frame Work/Kerangka Kerja

1. SCOPE MANAGEMENT

Gambar 1.2 Project Scope Management  

Merupakan Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan dan memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal-hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

1. Plan Scope Management, Proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
2. Collect Requirement, Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.
3. Define Scope, Proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk.
4. Create WBS (Work Breakdown Structure), Penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope, Tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope, Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

2. TIME MANAGEMENT

Gambar 1.3 Project Time Management

Merupakan suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

Ada 7 tahap dalam time management yaitu :

1. Plan Schedule Management, Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.
2. Define Activities, Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas.
3. Sequence Activities, Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek.
4. Estimate Activity Resources, Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
5. Estimate Activity Duration, Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
6. Develop Schedule, Untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.
7. Control Schedule, Untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

3. COST MANAGEMENT

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.
Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajement meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

4. QUALITY MANAGEMENT

Merupakan proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.
Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Quality, Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.
2. Perform Quality Control, Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
3. Perform Quality Assurance, Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

5. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek) adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Manajemen SDM dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional.
Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).
Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Human Resource Management, Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
2. Acquire Project Team, Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
3. Develop Project Team, Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
4. Manage Project Team, Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

6. COMMUNICATION MANAGEMENT

Merupakan sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masingstakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia.
Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management, Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratanstakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.
2. Manage Communication, Proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkancommunication management plan.
3. Control Communication, proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholderproyek terpenuhi.

7. RISK MANAGEMENT

Merupakan suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumber daya.

8. PROCUREMENT MANAGEMENT

Merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek.
Ada 4 proses dalam procurement management yaitu :

1. Plan Procurement, Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Conduct Procurement, proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
3. Control Procurement, Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
4. Close Procurement, Proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukungclose project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

9. PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.
Project Integration Management terdiri dari:

1. Develop Project Charter, Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.
2. Develop Project Management Plan, Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
3. Direct and manage Project Work, Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
4. Monitor and Control Project Work, Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugascontroling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.
5. Perform Integrated Change Control, Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalamorganizational process asset dan project management plan.
6. Close Project or Phase, Proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.

Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_risiko
imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI8.ppt
blog.trisakti.ac.id/informazi/2011/11/17/manajemen-sdm-proyek/
http://manproimam.blogspot.co.id/2012/01/project-quality-management.html
http://project-management-knowledge.com/definitions/p/plan-purchases-and-acquisitions/
https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/5-project-scope-management.pptx
https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/6-time-management.pptx
https://manprountel.wordpress.com/project-cost-management/
https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/10-project-communications-management.pptx
https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/12-project-procurement-management.pptx
https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/4-project-integration-management.pptx